Configuration Management JN Data disrupter it-verdenen med grafisk facilitering
”Vi sidder rigtig meget bag skærmen som it-virksomhed, og så er det ikke særligt stimulerende at vi fortsætter med at kigge på en skærm, med et hav af powerpoint slides, når vi holder møder. Det føles ligefrem dræbende og energien kan være helt i bund, når mødet er slut” forklarer Pia Anette Olsen, Configuration Manager, Service Strategy, JN Data.
Motivationen var derfor stor, da Pia fik kendskab til værktøjet ”Grafisk Facilitering” i forbindelse med en kommunikationsuddannelse. ”Det er helt vildt hvordan den simple tegning inviterer til dialog og skaber et overblik, som vi ikke kan opnå på samme måde med powerpoint præsentationer” fastslår hun.
Grafisk Facilitering i praksis
En ny verden åbnede sig for Pia og hendes begejstring for grafisk facilitering smittede af på hendes kollega Camilla Rud Jensen, Configuration Manager. De måtte videre med værktøjet sammen og fik med en række kurser hos SimpleDraw mod til at implementere værktøjet i hverdagen. De er særligt optaget af hvordan de kommer væk fra det hav af PowerPoint, som de er vant til på møderne.
En af de første gange Pia og Camilla afprøvede grafisk facilitering var i forbindelse med et internt teammøde, hvor alles pc’ er blev i tasken. De rullede et stort og langt papir ud på bordet og gav kollegaerne et hav af tuscher, som de kunne bruge undervejs i dialogen. Kollegaerne nedfældede tanker og ideer med nøgleord og simple tegninger og vi fik nogle rigtig gode drøftelser, forklarer Camilla og fortsætter med et smil. ”Vi fik tilmed mange positive tilbagemeldinger, også fra vores chef Christian Klarner Bødkerholm, som fulgte mødet online, hvilket vi var vildt glade for.”
Det var startskuddet til at Pia og hendes kollega Rikke Lüth, Lead Process Architect, fik muligheden for at facilitere et heldagsmøde for den samlede ledelse i Service Strategy. Ledelsen var ikke mindre end begejstrede, da de oplevede hvad den simple tegning kan. En af deltagerne konstaterede i slutningen af dagsmødet, at han helt havde glemt at tjekke hans tlf. ”Det var lidt af en evaluering, som blot viser at engagementet var i top”, konstaterer Pia.
Herefter tog det fart. Flere teams i ”Service og Strategi” bruger nu værktøjet i en eller anden grad, når de når de skal brainstorme, videreudvikle, samle op og lægge planer. Men også forklare komplekse arbejdsprocedurer internt. Camilla viser begejstret en tegning på flipoverpapir, som med simple streger beskriver de enkelte trin. Den er blevet taget rigtig godt imod, og det har faktisk betydet at proceduren efterleves.
Nye tiltag med Grafisk Facilitering
I forbindelse med et EDMS (Elektronisk dokumentstyring) har Pia tilmed fået lavet en lille pixibog ”The puzzle of EDMS,” som med simple tegninger og korte tekster beskriver nødvendigheden af projektet og hvad næste step er.
Sidst men ikke har Pia kastet sig ud i at bruge grafisk facilitering i eksterne sammenhænge. Første gang i forbindelse et møde hos Dansk IT, hvor Pia med to kollegaer bidrog med indlægget “CMDB som Folkeeje”. ”Jeg var meget spændt på modtagelsen af metoden – og det oversteg mine forventninger, forklarer Pia og fortsætter. ”Udover at inspirere med JN Datas CMDB historie og ambitioner, fik vi overvældende positiv respons på at have skiftet PowerPoint ud med håndtegnede plancher og deraf engagerende dialog. ”
Den positive respons har nu medført at Pia og hendes kollegaer er blevet inviteret til at holde et lignende indlæg på årets konference for IT-professionelle – ”MetierWestergaards store konference Deliver Service Value”, hvor flere inspirerende håndtegnede plancher vil fylde rummet. ”Det glæder vi os rigtig meget til” afslutter Pia.